Covid-19: le disposizioni per congressi, fiere ed eventi aziendali

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Il 25 giugno scorso, tramite Ordinanza Ministeriale sono state adottate specifiche Linee Guida per la ripresa delle attività economiche e sociali soprattutto in ambito di fiere ed eventi aziendali. 

A livello pratico rimangono in vigore quasi tutte le misure precauzionali che erano previste prima del passaggio del territorio nazionale a “zona bianca”.

Prendiamo quindi in esame le indicazioni emerse della Conferenza delle Regioni e delle Province autonome del 26 maggio 2021, con particolare attenzione sulla scheda relativa a congressi e grandi eventi. 

Le regole per gli eventi

Le indicazioni generali comprendono la definizione del numero massimo di presenze contemporanee in relazione ai volumi di spazio, ai ricambi d’aria e alle possibili aggregazioni di persone lungo tutto il percorso di entrata, permanenza e uscita. 

Il numero massimo dei partecipanti all’evento dovrà essere valutato dagli organizzatori in base alla capienza degli spazi individuati, per poter ridurre l’affollamento e assicurare il distanziamento interpersonale. 

Nel caso in cui un evento aziendale o fieristico sia frazionato su più sedi/padiglioni, fisicamente separati tra loro, è necessario individuare il numero massimo dei partecipanti per ogni specifico luogo. Conseguentemente devono essere utilizzati sistemi di contingentamento degli ingressi nonché di limitazione e scaglionamento degli accessi anche attraverso sistemi di prenotazione finalizzati a evitare assembramenti. 

Permane sempre l’obbligo di indossare correttamente la mascherina in ogni luogo interno all’evento, comprese le zone di transito, con la sola esclusione della permanenza all’aperto.

Occorre poi riorganizzare gli spazi e assicurare il mantenimento di almeno un metro di separazione tra gli utenti, a eccezione delle persone che, in base alle disposizioni vigenti, non sono soggette al distanziamento interpersonale. 

Comunicare le informazioni sulla prevenzione nel corso degli eventi

Ci sono ulteriori azioni particolarmente importanti dal punto di vista della comunicazione. 

Tra queste un’adeguata informazione sulle misure di prevenzione, che sia comprensibile anche per i clienti di altra nazionalità, sia mediante l’ausilio di apposita segnaletica, cartellonistica e/o sistemi audio-video, sia ricorrendo a eventuale personale addetto, incaricato di monitorare e promuovere il rispetto delle misure di prevenzione. 

Occorre poi incentivare l’utilizzo di tecnologie digitali per automatizzare i processi organizzativi e partecipativi al fine di evitare prevedibili assembramenti e, nel rispetto della privacy, mantenere un registro delle presenze per una durata di 14 giorni. 

Deve essere inoltre rilevata la temperatura corporea dei partecipanti impedendo l’accesso a coloro che superano i 37,5 °C. 

Nei guardaroba, gli indumenti e gli oggetti personali devono essere riposti in appositi sacchetti porta abiti, oltre a rendere disponibili prodotti per l’igiene delle mani, sia per i visitatori che per il personale in più punti delle aree di transito, mentre nelle sale convegno, i posti a sedere devono prevedere un distanziamento minimo di almeno 1 metro. 

La zona dedicata ai relatori

Il tavolo dei relatori e il leggio per le presentazioni, invece, devono essere riorganizzati in modo da consentire una distanza di sicurezza che permetta a relatori e moderatori di intervenire senza l’uso della mascherina. 

I loro dispositivi e attrezzature devono essere disinfettati prima dell’utilizzo iniziale verificando che siano disconnessi dal collegamento elettrico. Nelle aree espositive, vanno riorganizzati gli spazi tra le aree dei singoli espositori in modo da favorire il rispetto del distanziamento interpersonale, valutando il contingentamento degli accessi ai singoli stand. 

COVID-19 e qualità dell’aria durante gli eventi indoor

Riguardo al tema della qualità dell’aria, in relazione al rischio biologico e all’emergenza COVID-19, ricordiamo che è obbligatorio mantenere aperte – a meno che le condizioni meteorologiche o altre situazioni di necessità non lo consentano – porte, finestre e vetrate al fine di favorire il ricambio d’aria naturale negli ambienti interni e va sempre verificata l’efficacia degli impianti di areazione secondo le normative vigenti in materia di sicurezza.

In ultimo si precisa inoltre che l’ente o la società che organizza l’evento dovrà continuare a prevedere la mappatura delle presenze, registrando i nominativi e i dati per l’eventuale tracciamento di tutti i partecipanti.

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